Krajowy System e-Faktur automatycznie przypisuje faktury ustrukturyzowane do Twojej firmy — bez Twojej zgody i bez weryfikacji, czy transakcja w ogóle miała miejsce. To otwiera drzwi dla nieuczciwych podmiotów, rodząc m.in. ryzyko, że znajdą się fałszywe faktury w KSeF. Oto jak się chronić.
Co zmienił KSeF w obiegu faktur ustrukturyzowanych?
Od 1 lutego 2026 r. faktury między przedsiębiorcami funkcjonują jako faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), administrowanym przez Ministerstwo Finansów. System działa automatycznie: wystawca wysyła fakturę ustrukturyzowaną do KSeF, system nadaje jej numer identyfikujący i — bez żadnego powiadomienia — udostępnia ją odbiorcy.
Co istotne: faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w chwili nadania numeru identyfikującego, niezależnie od tego, czy ją pobrałeś i zapoznałeś się z jej treścią. Wystawca nie ma przy tym możliwości sprawdzenia, czy odbiorca fakturę otworzył albo pobrał.
Czego KSeF nie weryfikuje — i dlaczego to ryzyko dla Twojej firmy
KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność struktury logicznej faktury z wymaganym schematem. System nie weryfikuje natomiast:
- czy usługa lub dostawa towaru faktycznie miała miejsce,
- prawidłowości wysokości faktury ani zastosowanej stawki podatkowej,
- zgodności NIP wystawcy z jego nazwą w rejestrach KRS lub CEiDG,
- prawidłowości odbiorcy i jego numeru NIP.
To oznacza, że każdy podmiot może wystawić fakturę ustrukturyzowaną na Twoją firmę — i system ją przyjmie.
Fałszywe faktury w KSeF, czyli na jakie faktury w KSeF uważać szczególnie?
Jak wykryć fałszywą fakturę ustrukturyzowaną? Jakie są sygnały ostrzegawcze przy fakturach w KSeF ? W praktyce największe ryzyko stanowią:
- faktury od nieznanych podmiotów — dotyczące świadczenia usług lub dostawy towarów, które nie miały miejsca;
- faktury od znanych kontrahentów, ale z innym numerem NIP — KSeF nie sprawdza zgodności NIP z nazwą firmy w rejestrach KRS/CEiDG;
- faktury od znanych kontrahentów niezgadzające się z faktyczną ilością wykonanych usług lub dostarczonych towarów;
- faktury od znanych kontrahentów różniące się w zakresie faktycznej wysokości należności.
Co grozi za rozliczenie fałszywej faktury w KSeF?
Rozliczenie lub opłacenie fałszywej faktury w KSeF, czyli faktury ustrukturyzowanej dokumentującej fikcyjną transakcję, to nie tylko strata finansowa. Grozi za to odpowiedzialność karno-skarbowa i karna za posługiwanie się dokumentem poświadczającym nieprawdę — w tym za posłużenie się tzw. pustą fakturą.
Dopóki jednak nie rozliczysz i nie opłacisz wątpliwej faktury — jesteś bezpieczny. Odpowiedzialność karna powstaje dopiero za posłużenie się w jakikolwiek sposób nieprawdziwą fakturą, nie zaś w momencie samego jej przypisania do Twojego konta w KSeF.
Krok po kroku: co zrobić, gdy natrafisz na podejrzaną fakturę?
Co zrobić gdy pojawi się faktura scamowa w KSeF? Jak zgłosić fałszywą fakturę w KSeF?
Krok 1. Nie rozliczaj i nie płać — dopóki nie wyjaśnisz sprawy, nie ponosisz żadnej odpowiedzialności ani straty finansowej.
Krok 2. Skontaktuj się z wystawcą — błędy zdarzają się również nieumyślnie. Jeśli doszło do pomyłki, wystawca powinien niezwłocznie wystawić fakturę korygującą do zera.
Krok 3. Zgłoś fakturę organom podatkowym — jeśli kontakt z wystawcą jest niemożliwy lub odmawia wystawienia faktury korygującej. Docelowo KSeF ma udostępnić funkcję zgłaszania i ukrywania nieprawidłowych faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w systemie. Do czasu jej uruchomienia zgłoszenie składa się w tradycyjny sposób — pisemnie lub elektronicznie — do właściwego organu podatkowego.
Podsumowanie: nowy obowiązek dla każdego podatnika VAT
KSeF upraszcza obieg faktur ustrukturyzowanych, ale jednocześnie nakłada na przedsiębiorców nowy obowiązek: bieżącego monitorowania faktur przypisanych do firmy w systemie. Brak powiadomień i automatyczne uznawanie faktury za otrzymaną w chwili nadania numeru identyfikującego sprawiają, że to po stronie odbiorcy leży czujność i konieczność weryfikacji wpływających dokumentów, zwłaszcza pod kątem wykrycia fałszywej faktury w KSeF.
Zob. również: Jak wystawiać fakturę w KSeF? oraz Faktury z datą wsteczną a KSeF
