Od 1 lutego 2026 r. nie możesz wystawić ustrukturyzowanej faktury z datą wsteczną, czyli wcześniejszą niż dzień jej przesłania do KSeF. Jeśli dotychczas wystawiałeś faktury „z opóźnieniem” — ten przepis bezpośrednio zmienia Twój sposób rozliczania.
Dlaczego KSeF eliminuje faktury z datą wsteczną?
Krajowy System e-Faktur śledzi w czasie rzeczywistym jeden konkretny moment: chwilę wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorca musi wystawioną fakturę przesłać tego samego dnia — z własnego oprogramowania księgowego zgodnego z API lub aplikacji podatnika — do KSeF. Data wskazana na fakturze jako data wystawienia musi być zatem zbieżna z datą jej przesłania do systemu.
Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest natomiast data nadania jej numeru identyfikującego w KSeF. Proces ten trwa zazwyczaj kilka minut, co oznacza, że data otrzymania faktury będzie w większości przypadków zbieżna z datą jej wystawienia (wyjątkiem jest np. wysłanie faktury o godz. 23.59 — numer zostanie wówczas nadany już po północy, a zatem dopiero z datą dnia następnego).
Kiedy nie można wystawić faktury z datą wsteczną?
Dotychczas faktury z datą wsteczną wystawiano najczęściej w trzech sytuacjach:
- zapomniana faktura — przedsiębiorca nie wystawił dokumentu w ustawowym terminie (do 15. dnia następnego miesiąca) i dokumentował sprzedaż z datą wsteczną;
- faktura do paragonu — klient żądał faktury po dokonaniu zakupu; możliwe było wystawienie dokumentu z datą sprzedaży zgodną z datą paragonu, maksymalnie 3 miesiące wstecz od końca miesiąca zakupu;
- usługi ciągłe — firmy rozliczające usługi miesięcznie wystawiały fakturę w kolejnym miesiącu, gdy znane były już wszystkie modyfikatory wpływające na jej ostateczną wysokość.
Wszystkie trzy przypadki są w reżimie KSeF niemożliwe w dotychczasowej formie (brak możliwości dokumentowania transakcji przeszłych w KSeF).
Usługi ciągłe: największy problem praktyczny
Zmiana procesów fakturowania po wdrożeniu KSeF jest szczególnie dotkliwa dla podmiotów świadczących usługi rozliczane „z dołu”. Zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy — jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.
W nowym stanie prawnym oznacza to, że odliczenie podatku VAT będzie możliwe dopiero za miesiąc następujący po miesiącu faktycznego wykonania usługi lub dostawy towaru. To przesuwa moment rozliczenia i może bezpośrednio wpłynąć na płynność finansową firmy.
Teoretycznym rozwiązaniem jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej na wartość szacunkową, a w miesiącu kolejnym — wystawienie faktury korygującej urealnionej do wartości rzeczywistej. Takie podejście pozwoliłoby na rozliczenie w miesiącu faktycznego wykonania usługi, jednak wymaga uzgodnień z kontrahentem i naraża na zarzut posłużenia się fakturą niedokumentującą rzeczywistego zdarzenia. Do tego rodzaju rozwiązań należy podchodzić z daleko idącą ostrożnością i wyłącznie po konsultacji z profesjonalnym doradcą podatkowym.
Faktura do paragonu a zakaz dat wstecznych
W odniesieniu do faktur do paragonów należy pamiętać, że tego rodzaju faktury do wysokości 450 zł są do końca 2026 r. wyłączone spod obowiązywania KSeF. Pod KseF nie podlegają również faktury wystawiane na konsumentów.
Zachowana w KSeF instytucja faktur zaliczkowych i rozliczających częściowo rozwiązuje problem dokumentowania transakcji przyszłych. Natomiast w odniesieniu do dokumentowania transakcji przeszłych — system nie przewiduje żadnych rozwiązań zastępczych ani wyjątków.
Podsumowanie: czas na rewizję procesów fakturowania
Zakaz wystawiania faktur z datą wsteczną to nie tylko kwestia techniczna — to zmiana wymagająca przeglądu wewnętrznych procesów fakturowania w każdej firmie, która dotychczas wystawiała dokumenty z opóźnieniem lub rozliczała usługi ciągłe.
Warto już teraz ocenić, czy Twój model fakturowania jest zgodny z nowymi przepisami. Przeczytaj więcej na temat: Jak wystawiać faktury w KSeF
