Zatrudnianie i rozliczanie obcokrajowców

Zatrudnianie obcokrajowców to nie tylko wyzwanie dla firm, ale również szereg skomplikowanych procedur podatkowych, prawnych i administracyjnych.

W obliczu złożoności zagadnień, Skarbiec Corporate Services staje się niezastąpionym partnerem dla pracodawców i zleceniodawców chcących uniknąć kłopotów związanych z miesięcznym i rocznym rozliczaniem obcokrajowców.

Współpracujemy z doświadczonymi specjalistami w zakresie doradztwa wizowego i legalizacyjnego, pomagając w uzyskaniu odpowiednich dokumentów. Nasi eksperci posiadają wiedzę zarówno w zakresie polskiego prawa pracy, jak i międzynarodowych przepisów podatkowych.

Wspieramy w dopełnianiu wszelkich formalności związanych z zatrudnianiem obcokrajowców – dzięki współpracy z biurem tłumaczeń przygotujemy wszelkie dokumenty niezbędne w procesie zatrudnienia pracowników i zleceniobiorców.

Zapewniamy wsparcie merytoryczne w kwestiach podatkowych i ubezpieczeniowych związanych zatrudnianych obcokrajowców – w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym i podatkowym trzymamy rękę na pulsie.

Prowadzimy miesięczny i roczny proces rozliczeniowy obcokrajowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę bądź umowy zlecenia – nasze biuro nie tylko rozlicza obcokrajowców zgodnie z przepisami, ale także poszukuje optymalnych rozwiązań podatkowych. Dzięki temu pracodawcy mogą maksymalizować efektywność finansową swoich operacji.

Skomplikowane procedury podatkowe

Rozliczanie obcokrajowców z reguły wiąże się z koniecznością zrozumienia skomplikowanych przepisów podatkowych. Pracodawcy muszą być świadomi różnic w opodatkowaniu obywateli polskich i cudzoziemców, co obejmuje podatki dochodowe, składki zdrowotne, oraz składki na ubezpieczenia społeczne.

Niezwykle istotne jest to, by przed zatrudnieniem pracodawca skompletował dokumenty związane legalnym pobytem cudzoziemca, przede wszystkim zadbać o to, by cudzoziemiec dostarczył certyfikat rezydencji podatkowej bądź złożył stosowne oświadczenie o rezydencji podatkowej, ponieważ ma to wpływ na sposób naliczania podatku i rozliczania się z urzędem skarbowym zarówno w perspektywie miesięcznej, jak i rocznej.

Przykładowo kiedy pracodawca nie dopyta o to zaświadczenie, a pracownik dostarczy taki certyfikat po kilku miesiącach zatrudnienia, to spowoduje to konieczność dokonywania korekt deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Dokonywanie takich korekt to dodatkowy koszt po stronie pracodawcy, którego można uniknąć.

Zatrudnianie obcokrajowców a konieczność dostosowania do zmieniających się przepisów

Przepisy dotyczące zatrudniania obcokrajowców mogą ulegać zmianom, co sprawia, że pracodawcy muszą być na bieżąco z obowiązującymi przepisami. Zaniedbanie w tym zakresie może prowadzić do problemów prawnych i finansowych.

Wojna w Ukrainie wywarła ogromny wpływ na zatrudnianie Ukraińców, którzy stanowią znaczną część siły roboczej w Polsce. Trzeba chociażby w tym kontekście podkreślić, że pobyt obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie w okresie od 24 lutego 2022 roku jest legalny tylko do 4 marca 2024 r. Warto w związku z tym zadbać o to, by jak najszybciej złożyć odpowiednie dokumenty ze względu na wydłużenie procesów przetwarzania w urzędach.

Sprawdzanie legalności pobytu i pracy oraz stały monitoring zgodności z przepisami migracyjnymi

Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców muszą regularnie monitorować i sprawdzać aktualność dokumentów związanych z prawem pobytu i pracy. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i utraty prawa do zatrudnienia cudzoziemca. Przed zatrudnieniem cudzoziemca, pracodawca musi sprawdzić legalność jego pobytu i prawa do pracy w Polsce. Ignorowanie tego kroku może prowadzić do konsekwencji prawnych i nawet do konieczności wypłaty kar finansowych.

Całość odpowiedzialności w zakresie prawa legalności pobytu i prawa do podejmowania zatrudnienia w Polsce spoczywa na powierzającym wykonywanie pracy. W praktyce jest to o tyle trudne, że nie ma niestety jednolitych procedur. W zależności od urzędu inaczej procedować będzie Państwowa Inspekcja Pracy, inaczej Urząd Skarbowy, a jeszcze inaczej na przykład Urząd Wojewódzki. Warto zatem powierzyć odpowiedzialność w tym zakresie profesjonalistom.

Konsekwencje nieprzestrzegania obowiązków w tym zakresie mogą być dotkliwe finansowo dla przedsiębiorców. Nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi stanowi bowiem wykroczenie z art. 120 ustawy z art. 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, za popełnienie którego grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Różnice kulturowe i językowe

Komunikacja z cudzoziemskimi pracownikami może być utrudniona z powodu barier językowych i różnic kulturowych. Pracodawcy muszą być przygotowani na efektywne zarządzanie zespołem złożonym z osób o różnych doświadczeniach i perspektywach. Kluczową kwestią w tym zakresie są obowiązki podmiotu powierzającego pracę w zakresie tłumaczenia wszelkich dokumentów związanych z procesem nawiązywania, trwania i rozwiązywania stosunku pracy na język zrozumiały dla cudzoziemca, a co za tym idzie konieczność sporządzania dokumentów w obu językach.

Edukacja pracowników w zakresie prawa pracy

Cudzoziemscy pracownicy często nie są świadomi polskich przepisów dotyczących prawa pracy. Pracodawcy muszą zainwestować czas w edukację pracowników, aby uniknąć konfliktów związanych z nieświadomością praw i obowiązków.

Pracodawcy często niesprawiedliwie podchodzą do pracowników spoza kraju poprzez nieinformowanie ich o przysługujących prawach i dodatkowych benefitach w organizacji, co rodzi potrzebę konieczności zagwarantowania im równego traktowania. Aby skutecznie zrealizować ten cel, istotne jest wprowadzenie w organizacji środków, które nie tylko eliminują wszelkie przejawy dyskryminacji, ale także aktywnie promują różnorodność i integrację. W tym kontekście, ważne jest nie tylko ustanowienie polityki równości, ale także jej aktywne wdrożenie poprzez systematyczne edukacje i kampanie informacyjne. Szkolenia antydyskryminacyjne powinny być dostępne dla wszystkich pracowników tak, by obcokrajowcy nie czuli się dyskryminowani.